Cellás irodák átalakításának hatása a szervezeti kultúrára – Hatékonyságnövelés Közösségi térrel

Az ügyfél 14-16 fő irodai dolgozóval működő vidéki cég, #generációváltás előtt – közben. Előnyük, hogy mindenki ismer és elfogad mindenkit. A #fluktuációs szint kb. 0, a dolgozók hosszútávon dolgoznak a cégnél. Biztonság van, ezt érezni is a cég dolgozóin.

Ezzel szemben a munkavállalók belső motiváltsága, lelkesedése, #hatékonysága kérdéseket vet fel.

A PROBLÉMA

A csak cellás irodát használó (különálló 1 – 2 fős helyiségek) szervezetben megjelent a következő tendencia: a jellemzően 1 fős cellás irodákba egyéb munkavállalók székeket hoztak, hogy le tudjanak ülni a dolgozóval beszélgetni. Nem tűnik ördögtől valónak, de nézzünk a dolog mélyére.

A helyiségeket most a spontán beszélgetések szintjén vizsgáljuk, nem a formális meetingek szintjén. A cellás irodák előnye, hogy az ember zavartalanul dolgozik, mivel ha pl. bezárja az ajtót, feltételezhetően csak akkor mennek be hozzá, ha a másik kollégának sürgős és fontos megbeszélnivalója van. (Zárt ajtó üzenet -> ne gyere be, ne zavarj, dolgozom. Jellemzően célorientált, és vagy introvertált ember). Ezzel szemben vannak olyan dolgozók, akik nyitva hagyják az ajtót, náluk általában #spontán beszélgetések zajlanak, a kollégák szabadon bemennek. (Nyitott ajtó üzenet -> gyere be, beszélgessünk, kíváncsi vagyok Rád. Jellemzően kapcsolatorientált és vagy extrovertált ember). Ezekben az irodákban idővel megjelentek a munkaasztalok mellé a fotelek, székek, asztalok, hogy a kollégák le tudjanak ülni a beszélgetéshez. A felmérés során kiderült, hogy a vezetőt zavarja ez a tendencia.

HATÉKONY MUNKAVÉGZÉS ÉS PIHENÉS IDEJE

Nézzük meg az embert, mint élőlényt, mint személyiséget. Társas lény mivoltánál fogva, fontos neki, hogy beszélgethessen, kapcsolódhasson másokkal, mert ezek az interakciók tartják életben. Ahogy az is természetes jelenség, hogy az ember kb. 45 – 50 percig tud koncentrálni, majd pihenőidőre van szüksége, hogy feltöltődjön. Az ember természetes szükséglete, hogy igyon, friss vizet fogyasszon, mert az emberi szervezet 70 – 75 %-a vízből áll. Ebből adódó természetes folyamat, hogy az ember mosdóra jár. Az ember idővel káros szokásokra is szert tesz, mint dohányzás. Kávé (itt megoszlanak a vélemények, hogy káros vagy motiváló-e). Az embert hívhatja a családja munkaidő közben telefonon. Megbetegedhet a gyerek. Nem folytatom a sort, azt hiszem lehet érteni a levezetésem. Nem várható el egy munkavállalótól, hogy egész nap az irodában üljön a fenekén és #hatékonyan dolgozzon, mert az ember erre természetétől fogva alkalmatlan.

Mi történik akkor, ha tiltjuk, hogy a #spontán csoportosulások megtörténjenek? Meg fognak történni. Lehet, hogy zárt ajtók mögött, hogy ne legyen olyan feltűnő. Vagy telefonon. Vagy facebookon. Vagy amikor az ember kintről hoz ebédet és közben találkozik egy barátjával a kávézóban. Vagy amikor külső kiküldetésen van. Titokban, hogy a vezető ne tudjon róla. Mert ő szavakkal vagy utalva rá, de megtiltotta. (Azzal is, ha nem engedélyezi, nem teremt neki helyet vagy megszólja, ha épp egy ilyen beszélgetés történik.)

Miről beszélünk itt szervezeti kultúra szintjén?

Az ellenőrzés, a kontroll, a bizalom rendszere sérül, mivel a rejtett kommunikáció az, hogy dolgozz, termelj. Azt megengedjük, hogy kávézz (van kávé automata), hogy ebédelj (van ebédlő), de ennyi teret teremtünk részedre a kapcsolatteremtésre. Azokkal a kollégákkal, akikkel nem dolgozol szorosan együtt, nem találkozhatsz. A cellás iroda kialakítás ezt kommunikálja.

MEGOLDÁSI JAVASLAT

Mit csinál egy belsőépítész, amikor szembesül ezzel a szervezeti kultúra problémával? A belsőépítész, szakmájánál fogva nem HR és szervezetfejlesztési megoldásokat javasol, hanem a tér kialakítására javasol megoldást. Finoman, és nem a saját hibáikra rámutatva, hanem külső nemzetközi és hazai példákat hozva megpróbálja a szervezeti kultúrába integrálni a #közösségi terek rendszerét, amely több spontán, vagy előre megbeszélt találkozás lehetőségét engedi meg a dolgozóknak. Hogy helyet és időt teremtsünk a pihenésre, hogy a munkaasztalnál töltött idő ténylegesen munkával teljen és a lopott, egymás irodájában töltött percek elmaradozzanak vagy akár meg is szűnjenek.

Egy belsőépítész ennyit tud tenni a #szervezeti #kultúra változásáért. Akkor is, ha látja a strukturális és egyéb hibákat, mint külső tanácsadó, aki mélyebben megismeri a céget. De ezt meg kell tennie.

#CHANGEMANAGEMENT FOLYAMAT BEVEZETÉSE

De nem elég, ha a cég meglépi ezt az átalakítást, felhatalmazást, engedélyt kell adni a dolgozóknak arra, hogy ezt a teret használják. El kell magyarázni nekik, ez miért jött létre, mi a célja a szervezet életében. Hogyan lehet használni, mit várunk tőle. (Itt finoman meg lehet fogalmazni az olyan vezetői félelmeket is, mint hogy rakjunk be egy csengőt, ami 10 perc után jelez, hogy vissza kell menni dolgozni… Persze pozitívan és támogatóan) Ezt végezheti a külső tanácsadó, de akár a vezetőség is.

Tiszta szívvel bízom abban, ha egy év múlva visszatérek az irodába, egy motiváltabb, lelkesebb, fókuszáltabb csapatot látok majd a bevezetett #changemanagement eszköz következtében. Mert a belsőépítészet nem csak design, hanem egy eszköz a szervezeti folyamatok #hatékonyabbá tételére és a cég növekedésére.

Pók Enikő

#hatékonyságnövelés #changemanagement #motiváció #lelkesedés #közösségiiroda #munkaerőmegtartás #HR #változásmenedzsment #irodaátalakítás #iroda #irodafelújítás