Milyen átalakításokat lép meg a multi, aki 6 éve költözött az irodába? - A hibrid átalakulás előnye
Új változásmenedzsment eszközt beemelni a szervezetbe mindig kihívással jár. Az iroda átalakítása hibrid rendszerré érinti a szervezeti kultúra, a szervezeti folyamatok, a kommunikáció, az irodai lokációt, a munkahelyre való utazás kérdését és még számtalan céges folyamatot. Sokan még gondolkoznak, hogyan vezessék be ezt hatékonyan a szervezetbe. Nekik segítség és inspiráció lehet, ha arról olvasnak, hogyan gondolkoznak azok, akik most integrálják a hibrid működést a szervezet életébe.
Az ügyfél #multinacionális szervezet, nemzetközi központtal, több hazai back office irodával. Több mint 1000 nm irodaterületet bérel Budapesten, szervezeti központként, egy nem A+ kategóriás irodaépületben.
Üzemeltetési költség csökkentés mint motiváló tényező
A hibrid irodák kialakításánál mindig felmerül a kérdés, hogy az adott területbe, a fix asztalok helyére integráljunk #hotdesk rendszert, vagy a cég adja vissza a területet, amikor lehetősége van a bérleti terület változtatására, a szerződési idő lejártakor, hosszabbítás előtt.
Jelen multi tervezi, hogy visszaad 3-400 nm-t, hogy #üzemeltetési költséget csökkentsen, de nagyon fontos neki, hogy megmaradjanak a tárgyalói.
Elkötelezettség a munkahelyi #wellbeing iránt
Pozitív tendenciaként látom, hogy a Covid ráirányította a cégek figyelmét a munkaerőmegtartásra. Tudjuk, hogy a toborzás, új munkaerő betanítása idő- és erőforrásigényes valamint költséges folyamat. Jelen cég a #munkaerőmegtartásra különös figyelmet szentel, a cégnél saját #wellbeing munkatárs dolgozik, aki a #HR programok szervezésétől a színes gyertyák beszerzéséig menedzseli a folyamatokat ezzel belülről hatást gyakorolva a céges #kultúrára.
Mi a tapasztalat a #homeoffice - #távmunka - #távmunkavégzés és irodai munka arányára a szervezetben jelenleg? (2022.06)
A szervezetben jelenleg közel 100 munkaasztal található, a nemzetközi céges előírások azt engedélyezik, hogy kevesebb, mint a dolgozók egyharmada tartózkodhat az irodában egy időben. Ezt napi, számlálásos rendszerrel ellenőrzik és következetesen betartatják. A tapasztalat szerint a munkavállalók jellemzően a hétfőt és csütörtök – pénteket töltik irodán kívül #távmunkavégzésben.
A nemzetközi céges policy előírásainak megfelelően a multinál megszületett a hivatalos hibrid előírás. Mit tartalmaz ez?
- a munkavállalók 70 % -a tartózkodhat egyszerre az irodában munkaasztaloknál, amelyek mindegyike megosztott asztalként működik
- az open space térből #hotdesking térre áldoznak
- az esetleges plusz, az irodában dolgozó kollégák leültetésére az irodában található további #informalmeeting terek hot desking rendszerben üzemelnek
- tapasztalatból tudjuk azt, hogy a megbeszélések 50-75 %-a 2 fő között zajlik. Továbbá, az open office terekben zavaró a hosszú időn át tartó telefonálás. Ezért új 1-2 fős #PhoneBooth, informal meeting zone-ok kialakítása kerül sor
Milyen egyéb átalakítást célszerű elvégezni, ha már átalakítjuk az irodát?
- az időközbeni arculatváltást rávezetni a falakra, irodai brandingre
- korszerűsíteni az árnyékolást
- korábbi cellás helyiségeket open office-osítani, ha hatékonyabbá teszi a munkavégzést
- konyha bővítése, 2-3 turnussal számolva – iroda létszám 1/3-ának lehetősége legyen együtt étkezni
- akusztikus panelek kerülnek a térbe, a munka #hatékonyságnövelése érdekében
- általános munkaasztalok mellé elektromos asztalok beszerzése, a #mozgás ösztönzése és hatékonyabb munkavégzés érdekében
- korábbi székek helyett emelt #komfortú #ergonomikus székek beszerzése
Gondolkodj #hibridben. Segítünk a #változásmenedzsment eszköz bevezetésében a szervezetbe.